Enviar e-mails ou ligar para seus clientes

Este texto que você irá ler abaixo é artigo do site “hubspot”. O post fala especificamente para pessoas e ou empresas que trabalham com vendas pela internet e ou, divulgam seu trabalho, loja, ou serviço físico em redes sociais e principalmente com sites oficiais e lojas virtuais.

Pra quem se encaixa nesses quesitos sabe o quão é difícil vender na internet. Criar uma boa divulgação, atrair pessoas (possíveis comprados) através de caixas de e-mail ou por telefone.

E após conseguir passar por todo esse processo vem a parte mais difícil, o CONTATO.

Quando uma pessoa visita sua loja ou site ele é chamado de “lead”, e deixa seu e-mail de contato ou até mesmo seu telefone num simples formulário, ele passa a ser seu “Prospect”, ou seja, seu possível futuro cliente” certo.

E se ele decidiu tomar essa atitude é porque se interessou pelo seu produto ou serviço, Certo!

Mas isso não significa que ele esteja disposto a te ouvir a qualquer hora e nem tão pouco investir no seu negócio sem conhecê-lo melhor.

Sem mais delongas vamos ver o que o site Hubspot tem a nos dizer:


Você fez a pesquisa preliminar sobre um prospect (futuro cliente) e parece que realmente poderia ajudar a empresa dele. A próxima etapa? Falar com ele pelo telefone.

Pode ser que você consiga falar com ele na primeira tentativa. Mas, na maioria das vezes, você terá que se esforçar para se destacar do resto das pessoas que interrompem o dia dele.

Como irromper a bagunça da caixa de entrada ou o buraco negro que é a mensagem de voz? E como você faz para acertar o tom entre persistência e assédio?


O que é ser persistente demais?

1) Ligar para um prospect x enviar um e-mail para ele

Escolher se você entrará em contato com um prospect primeiro por e-mail ou por telefone cabe a você e a sua organização de vendas. Alguns vendedores começam com e-mail, outros preferem simplesmente ligar e conversar. Há prós e contras nas duas abordagens. Vamos começar pela abordagem de "mandar um e-mail".

Enviar e-mail

E-mail é algo visual, que dá tempo para um prospect pensar no que você está dizendo. Ele pode ser marcado, receber um rótulo para "ver mais tarde" e encaminhado, se o prospect achar que outra pessoa na empresa seria mais apropriada para falar com você.

Mas pense no número de e-mails que entram na sua caixa de entrada todos os dias. Quantos deles você realmente chega a ler? Qualquer mensagem de uma pessoa que você não consegue identificar de imediato provavelmente vai acabar nos arquivos ou na lixeira depois de uma rápida lida da linha de assunto. É muito provável que você não receba uma resposta ao primeiro e-mail. A desorganização na caixa de entrada é muito comum, então esteja preparado para enviar vários e-mails, se usar essa abordagem.

Fazer chamada

Uma chamada pode conseguir a atenção de um prospect de forma muito mais rápida e imediatamente identificá-lo como um humano, não como um robô que envia spam. Se você se sentir à vontade em conversas pelo telefone, pode chegar mais cedo à cobiçada fase do contato e conseguir marcar uma chamada de acompanhamento.

Entretanto, você também sempre deve estar preparado para deixar uma mensagem de voz, já que seu prospect não fica ao lado do telefone o tempo todo. E, mesmo se você enviar uma mensagem de voz, isso não significará que ela será ouvida ou que terá uma resposta. Muitas vezes, as mensagens de voz entram por um ouvido e saem por outro. Essa é, claramente, a desvantagem do método de comunicação por telefone.

A melhor solução para entrar em contato com seus prospects, então, é usar o telefone e o e-mail como um complemento um do outro. Um método popular (se você estiver procurando um) é a Sequência BASHO, de Jeff Hoffman, que segue uma série de quatro contatos por mensagem de voz/e-mail, começando com introdutório, persistente e, se o prospect não tiver respondido após as três primeiras tentativas, um rompimento.


2) Chamar a atenção do prospect

Não importa se você escolher e-mail ou telefone, a mensagem deve ser concisa e chamativa, com algo ajustado ao que for realmente útil para o prospect. Tente incluir três componentes em toda mensagem:

  1. Primeiro, por que você está entrando em contato com o prospect, o que coloca o foco nele.
  2. Segundo, por que você está entrando em contato com ele agora, o que estabelece um vínculo com a sua empresa.
  3. Terceiro, você deve solicitar algo que deseje e que seja rápido e fácil de fazer, como uma chamada curta pré-estabelecida em um horário especificado ou ser encaminhado para uma pessoa com a qual gostaria de falar dentro da organização.

Se você fizer parte de uma equipe comercial de uma agência de criação de conteúdo, por exemplo, sua equipe comercial poderá abrir com:

"Percebi que você vem publicando um ótimo conteúdo no seu blog. Vi também que você baixou nosso e-book sobre geração de leads, mas não tem nenhum call to action nesses posts incríveis que você fez. Estaria interessado em conversar sobre como você poderia aumentar os leads do seu blog mudando só um pouco o que já está fazendo? Tenho disponíveis os horários de 8h e 13h30 amanhã, ou de 9h e 15 horas na sexta-feira."

Com poucas frases, você comunicou ao prospect que fez seu trabalho de casa, que tem algo de valor que pode ajudá-lo com um problema que está enfrentando e que a sua intenção não é falar para ele, mas iniciar uma conversa com ele.

Depois, dê continuidade imediatamente com um e-mail avisando que você deixou uma mensagem, sobre o que ela era e com uma pergunta aberta para incentivá-lo a ter uma conversa mais detalhada. Seja simpático. Evite mencionar que você está tentando fazer uma venda. O foco deve ser o prospect e nada o desmotivará mais rápido do que deixar um argumento de vendas na caixa de entrada ou mensagem de voz.


3) Seja persistente... por um tempo

Se não receber uma resposta ao seu primeiro conjunto de mensagem de voz/e-mail, espere pelo menos 48 horas e entre em contato novamente, dessa vez reposicionando o valor que você está oferecendo de uma forma um pouco diferente.

Comece com um rápido lembrete de que você entrou em contato antes, mencionou que conferiu o e-book/post recente no blog/novo produto da empresa e tinha sugestões para ajudá-lo a alcançar melhor suas metas. Encerre a mensagem com outro convite aberto para se conectar.

Ainda não teve resposta? Espere mais 48 horas e entre em contato novamente. A terceira mensagem deve reiterar que você tentou entrar em contato duas vezes antes (mas não em um tom de irritação, é claro) e oferecer um pouco mais de informação. Diga para ele que você está tentando entrar em contato e descreva o valor que você poderia fornecer com um pouco mais de detalhes. No seu e-mail de acompanhamento, envie um ou dois materiais relevantes do conteúdo da sua própria empresa, como um recurso de conteúdo de formato longo ou um artigo recente do blog que aborde um desafio que você acha que ele está enfrentando. Deixe claro que você está disponível para falar sobre as metas dele e você tem experiência em áreas específicas que são importantes para ele.


4) Saiba quando é hora de desistir

Após a terceira tentativa, você deve pensar em enviar um e-mail de "rompimento". Diga para o prospect que você tentou entrar em contato com ele e, como esse pode não ser o melhor momento para ele se conectar, você não quer incomodá-lo se ele não estiver interessado.

Em outras palavras, use o e-mail de rompimento como uma forma de lembrar o prospect uma última vez que você está tentando entrar em contato. Ironicamente, esse é o e-mail que tem a taxa de resposta mais alta para muitos dos vendedores com os quais falei durante minhas pesquisas para este post.

Por quê?

Os prospects são ocupados e, geralmente querem, sim, falar com você, mas estavam ocupados quando leram os seus e-mails iniciais e ouviram as suas mensagens de voz. Mas aquelas mensagens deixaram uma impressão positiva e ele está interessado em falar com você sobre como você pode ajudá-lo. Ele estava contando que você, como qualquer outro vendedor, continuaria tentando entrar na frente dele.


5) Lembre-se: há outras formas de se conectar com prospects!

Telefone e e-mail costumam ser os métodos padrão para a conexão com novos prospects. Eles são diretos e funcionam. Mas há outras formas de entrar em contato com prospects nas quais você pode ser persistente, sem precisar se preocupar se estará passando do limite e sendo persistente demais. Aqui está o que você pode considerar, se estiver interessado em buscar outras táticas.

Seja social.

Há várias maneiras de entrar na visão periférica de um prospect se ele não estiver respondendo aos seus e-mails e mensagens de voz. A interação nas redes sociais também permite que vendedores estabeleçam um pouco de relacionamento para incentivar um prospect a falar com você.


Consiga uma indicação.

Às vezes, você nunca conseguirá que um prospect atenda ao telefone ou responda ao e-mail. Ele também pode não ser usuário de redes sociais. Muitos vendedores geram grandes negócios com base em indicações. Ao trabalhar em contas visadas, os vendedores inteligentes estão dispostos a falar com qualquer pessoa para descobrir quais são as metas, os desafios e as prioridades dessas contas. Falar com os vendedores dessa empresa, geralmente, é a melhor forma de saber como a empresa funciona. Os vendedores são as pessoas mais fáceis de alcançar e estão abertos a contar como a organização trabalha, quem faz o quê e quem não faz um trabalho muito bom. Muitas vezes, os vendedores também têm muita influência em uma organização, então uma indicação ou apresentação deles costuma ser bem recebida.

Trabalhe a empresa, não o prospect.

Dependendo do nível de complexidade da sua venda, várias pessoas na sua conta podem estar envolvidas na decisão de comprar. Entrar em contato com todos os influenciadores e tomadores de decisão envolvidos por meio da prospecção não só aumenta a sua taxa de conexão com uma conta, como a taxa de fechamento eventual.

No livro de Sharon Drew Morgan Dirty Little Secrets: Why Buyers Can't Buy and Sellers Can't Sell (Por que compradores não compram e vendedores não vendem, em uma tradução livre), ela fala sobre a importância de entender os necessários processos de gestão de mudanças antes que uma venda possa ocorrer e como se tornar um facilitador desse processo logo na primeira conversa. Antes de poder iniciar esse processo, você deverá mapear o organograma da conta visada e tentar se conectar por meio da prospecção de várias partes interessadas. Quanto mais relacionamentos puder estabelecer, maior será a sua chance de se conectar com eles e fazê-las entender como você pode ajudá-los.

Fique frio. É um jogo de números.

Há uma variedade de motivos pelos quais os vendedores não conseguem se conectar com prospects. Alguns prospects estão ansiosos para conversar, outros nunca atenderão ao telefone. Com muita frequência, os vendedores desistem cedo demais ou perdem suas chances de se conectar usando a abordagem errada. Alguns vendedores também têm um sério medo de rejeição, o que dificulta para eles voltarem ao trabalho e fazerem tudo de novo. Independente de qualquer coisa, é responsabilidade do vendedor ser agradavelmente persistente com o número certo de prospects.

Entre em contato e deixe claro que você está aqui para fornecer valor. Mas também saiba quando se afastar. O mais importante de tudo: faça a quantidade de ligações que precisar para a quantidade de prospects que precisar. Todo vendedor tem uma cota. Faça o caminho inverso para descobrir para quantos prospects você precisa ligar para alcançar essa cota. Faça os cálculos. Contabilize o número de conexões necessárias para fechar uma venda e multiplique isso pelo número de vendas que você precisa fazer.